Ein Fahrtenbuch ist fast in jedem Firmenwagen zu finden. Hier werden die gefahrenen Kilometer ermittelt. Dennoch müssen dazu die Angaben wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand vor und nach der Fahrt beachtete werden. Dies ist besonders wichtig, denn nur so kann die Differenz ermittelt werden. Sollte allerdings kein Fahrtenbuch vorliegen, wird sehr schnell zu einer anderen Variante gegriffen. Diese nennt sich die Ein-Prozent-Variante. Allerdings wird diese nur angewendet, wenn eine betriebliche Nutzung von mindestens 50 Prozent vorliegt. Hier eine kleine Beispielrechnung.
Herr Mustermann erwirbt einen Jahreswagen für sein Unternehmen für 20.000 Euro. Das Fahrzeug hat einen Neupreis, welcher bei rund 30.000 Euro liegt. Eingeschlossen ist hier allerdings die Umsatzsteuer. Die Entfernung zwischen seiner Wohnung und der Arbeitsstätte liegt bei 20 Kilometern. Anhand dieser Rechnung kann man leicht herausfinden, welcher versteuerte Betrag für Herrn Mustermann jeden Monat fällig ist. Der feste Satz liegt hier bei 1,6 Prozent.
Man rechnet 1,6 Prozent x 30.000 Euro und bekommt als Ergebnis 480 Euro. Dieser Betrag wird Herrn Mustermann pauschal als Privatentnahme zugerechnet. Die sogenannten beruflich veranlassten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nach der Entfernungspauschale als Kosten berücksichtigt. Ein Beispiel hierfür sind 20 Kilometer am Tag bis zur Arbeit an 230 Arbeitstagen im Jahr, macht 0,3 Euro pro Entfernungskilometer und Jahr. So rechnet man also weiter mit 20 Kilometer x 230 Arbeitstage pro Jahr sind insgesamt 4600 Kilometer. Diese verrechnet man dann mit den 0,3 Euro und das ergibt 1380 Euro pro Jahr. Diese Summe wird durch 12 gerechnet und das Ergebnis lautet 115 Euro pro Monat. Danach wird diese Summe noch von den 480 Euro abgezogen und dies ergibt 365 Euro.