Vor allem wenn man einen Dienstwagen bestellt bekommt, ist meist ein Fahrtenbuch vorhanden, welches geführt werden soll. Dennoch sind hier einige wichtige Dinge zu beachten. Es gibt verschiedene Anforderungen, welche an dieses Buch gestellt werden.
Ein Fahrtenbuch wird von dem Finanzamt als Beweismittel gestellt und ist deswegen auch staatlich anerkannt. Dennoch müssen hier verschiedene Anforderungen erfüllt werden. Die Aufzeichnungen, wie beispielsweise die Angabe der Uhrzeit und dem Datum müssen zeitnah erfolgen. Des weiteren darf in solchen Fällen keine Manipulation erfolgen. Hier ist also demnach eine geschlossene Form der Aufzeichnung möglich, sodass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind. Lose Notizzettel reichen hier in diesem Fall nicht aus. Ausdrucke aus sogenannten Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß und somit auch nicht erlaubt. Vor allem zwingend erforderlich und dies vor allem bei beruflichen Reisen, ist die Angabe von Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde beziehungsweise Geschäftspartner sowie auch der Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie Abschluss der Fahrt. Ein Verweis auf andere Unterlagen ist in diesem Fall auch nicht erlaubt. Alle notwendigen Angaben sind in einem Fahrtenbuch zu machen. Sollte bei einer Reise ein Umweg genommen werden, muss dies zusätzlich aufgeführt werden.
Hält man sich genau an diese Punkte, bekommt man auch keine Schwierigkeiten.