Wenn der Dienstwagen nach Dienstwagenregelung im notwendigen Betriebsvermögen angerechnet wird, dann wird er mehr als 50% für den Betrieb genutzt. Diese feste Regelung stellt dar, dass alle Belege die in Zusammenhang mit dem Dienstwagen stehen, aufzubewahren sind. Sämtliche damit zusammenhängenden Aufwendungen stellen Betriebsaufwendungen dar.
Natürlich fährt man mit dem Auto auch selbst einmal. Dieser so genannte Eigenverbrauch, die private Nutzung, sind zum Beispiel:
- Fahrten zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte
- Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung
Umd diesen Anteil zu ermitteln, gibt es 2 Möglichkeiten:
- Die 1% Regelung
- Die Nutzung eines Fahrtenbuchs
1. Um die 1% Regelung zu nutzen, werden als Berechnungsgrundlage pauschal 1% des monatlichen Netto-Listenneupreises des betreffenden Dienstwagens angesetzt. Sonderausstattungen werden hinzugerechnet. Der sich ergebende Wert ergibt 1% privaten Besteuerungsanteil nach Dienstwagenregelung.
Für die Fahrten zwischen Wohnung bzw. Haus und Arbeitsort fallen 0,03% des Brutto-Listen-Neupreises des Dienstwagens an. Diese werden um die Entfernungspauschalte von 0,30 Euro je Entfernungskilometer ( einmalige Entfernung Wohnung – Arbeit ) verringert.
Fährt man im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zu seiner Familie nach Hause, fallen hier zusätzlich 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Fahrt und für jeden Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und Zweitwohnung an. Von diesem Betrag dürfen wieder 0,30 € je Entfernungskilometer abgerechnet werden. Pro Woche ist eine Heimfahrt begünstigt. Für alle weiteren Heimfahrten darf die Entfernungspauschale nicht abgezogen werden.
2. Wenn man statt der pauschalisierten 1% Regelung ein Fahrtenbuch führt, kann man die Privatnutzung anhand der tatsächlich angefallenen Kosten berechnen. Ein Fahrtenbuch muss das ganze Jahr geführt werden. Es soll die Zuordnung von Fahrzeugen zu betrieblichen oder beruflichen Umständen ermöglichen. Das repräsentative führen des Fahrtenbuchs ist nicht erlaubt, sondern es muss immer ein komplettes Jahr erstellt werden. Bei Betriebsprüfungen kann ein nicht ordentlich geführtes Fahrtenbuch zu erheblichen Steuernachzahlungen führen. Folgende Abschnitte müssen enthalten sein:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
- Ihr Reiseziel
- der Zweck der jeweiligen Reise und die Namen des Geschäftspartners, welcher aufgesucht wurde
- sollten Sie mehrere Geschäftspartner besuchen, müssen diese mindestens mit Namen und in korrekter zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden
- wird ein Umweg gefahren, etwa durch einen Stau, muss dieser aufgeführt werden
- Privatfahrten genügen, wenn jeweils Kilometer Angaben aufgeführt werden
- die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt im Fahrtenbuch mit einem kurzen Vermerk
Das Fahrtenbuch muss korrekt geführt werde. Das Finanzamt prüft die Kilometerangaben und stimmt diese mit Kilometerangaben auf Werkstattrechnungen ab. Hier dürfen keine Unterschiede entstehen. Auch Tankrechnung werden bei der Prüfung auf Plausibilität der Kilometerangaben mit eingezogen. Ein Fahrtenbuch muss immer im jeweiligen Fahrzeug bereit liegen. Vor allem die allgemeine Überzeugung, dass Fahrtenbücher in Form von Excel Dateien anerkannt werden, ist falsch. Das Fahrtenbuch muss in Schriftform angelegt werden. Jede Fahrt muss unverzüglich nach der Fahrt eingetragen werden. Fahrten, die nicht im Fahrtenbuch, sondern auf Notizzetteln hinterlegt sind, werden vom Finanzamt nach aktueller Rechtsprechung nicht anerkannt. Fahrtenbücher haben unterschiedliche Spalten für verschiedene Fahrzeuge. Nutzen Angestellte zwei Fahrzeuge, sind diese in verschiedenen Spalten einzutragen.