Bei einem Dienstwagen sind die Bestimmungen für einen Auslandsgebrauch vor der ersten Nutzung des Wagens vertraglich festzulegen. Das verhindert, dass es später zu Missverständnissen kommt, die das Arbeitsverhältnis belasten können.
Falls der Dienstwagen im vollen Umfang auch privat genutzt werden darf, kann er auch für Urlaubsfahrten genutzt werden. Hier kann der Arbeitgeber aber verschiedene Einschränkungen treffen. Er kann beispielsweise die Fahrten in einige Länder verbieten, diese quasi komplett streichen. Dabei muss nicht begründet werden, warum das so ist. Ein anderes Modell erlaubt beispielsweise die Fahrten im Umkreis von 100 Kilometer im Umkreis der Firma, ob dabei Grenzen übertreten werden oder nicht, ist nicht ausschlaggebend.
Falls ein Auslandsgebrauch im entsprechenden Land gestattet wurde, ist weiterhin abzuklären, ob der Wagen im Ausland ausreichend versichert ist. Dafür sollte ein Anruf bei der KFZ Versicherung allerdings reichen. Zudem muss der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Vollmacht erhalten, die besagt, dass der Fahrzeughalter, also der Arbeitgeber, dem Fahrer gestattet dieses Auto zu fahren und vor allem auch im Ausland zu nutzen. Ansonsten kann es zu Problemen am Grenzübergang kommen.
Wurden die Rechte für den Auslandsgebrauch nicht vorher schriftlich festgelegt, sollte man gerade auch als Arbeitnehmer darauf bestehen, dass eventuelle mündliche Vereinbarungen sofort schriftlich festgehalten werden, so dass man rechtlich auf der sicheren Seite ist. Bei Unklarheiten sollte man davon absehen, den Wagen einfach im Ausland zu nutzen ohne sich vorher abzusprechen, da man im Falle eines Unfalls alle Kosten selbst trägt und zudem von Arbeitgeber verklagt werden kann, was im schlimmsten Falle die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge haben kann.