Dienstwagen sind, wie es der Name schon sagt, hauptsächlich für die Benutzung im Dienst gedacht. Der Dienstwagen ist nicht nur praktisch, sondern vielfach auch ein Statussymbol. Wer einen hat, hat es schon weit gebracht. Allerdings ist die rechtliche Handhabung der Nutzung von Dienstwagen komplizierter als man meinen mag.
Die Entscheidung, wer einen Dienstwagen erhält, obliegt dem Arbeitgeber, der Betriebsrat kann die Entscheidung nicht beeinflussen. Die Nutzungsbedingungen sollten in einem schriftlichem Vertrag festgelegt werden, damit für spätere Fälle alles geklärt ist. Vor allem muss in diesem Vertrag die private Nutzungen und die Konditionen dafür festgelegt werden. In manchen Fällen ist die Nutzung des Dienstwagens für private Fahrten nicht gestattet. Dann darf der Dienstwagen nur für Arbeitsfahrten eingesetzt werden. In jedem Fall hat der Arbeitgeber ein Recht darauf, dass der Dienstwagen auf Verlangen sofort wieder herausgegeben wird, er ist nicht verpflichtet dafür eine Entschädigung zu zahlen.
Ist die Nutzung im privaten Rahmen erlaubt, ist das ein geldwert Vorteil, den der Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt erhält. Demnach muss der Dienstwagen auch auch versteuert werden. Für die Versteuerung gibt es zwei Modelle. Beim ersten wird eine Nutzungspauschale von einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Monat erhoben. Die andere Variante ist die Abrechnung nach einem Fahrtenbuch, das dann sorgfältig geführt werden muss.
Ebenfalls in dem Vertrag geklärt werden muss der Auslandsgebrauch. Der Arbeitgeber hat das Recht Fahrten im Ausland komplett zu verbieten oder nur in einzelnen Ländern. Weiterhin muss schriftlich festgelegt werden, ob andere Leute als der Arbeitnehmer mit dem Auto fahren dürfen. Die meisten Arbeitgeber erlauben, dass Ehepartner oder Lebensgefährten das Auto fahren, aber sonst keine dritten Personen.